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Por que ter uma documentação do seu sistema web?

Na era tecnológica, é muito difícil encontrarmos uma empresa que não conte com um sistema web para gerenciar seus processos internos. Isso acontece porque, mesmo em empresas pequenas, contar com as informações armazenadas em um sistema em rede, que podem ser facilmente consultadas sempre que necessário, acaba por tornar-se necessidade básica para o desempenho satisfatório no atendimento.

Além disso, não é mais necessário investir em infraestrutura para armazenar centenas de papéis que com o tempo acabariam por ser inutilizados, ou mesmo em outros sistemas de gravação de dados para armazenagem.

As informações ficam ali, a apenas um clique de aparecer na sua tela e podem ser atualizadas sempre que surgir algum dado diferente. Porém, mesmo com todo esse avanço tecnológico, não é possível abolir de vez os papéis. A documentação escrita pode desempenhar papel fundamental na hora de desenvolver o seu sistema web, principalmente se você ainda não trabalha com essa ferramenta e vai começar do zero.

É necessário lembrar que todo sistema a ser desenvolvido, torna-se mais completo se for feito a partir de documentos escritos. Afinal, os dados que serão inseridos partem do papel.

É claro que se dissesse que você precisa ter a cópia de tudo o que for armazenado em papel, perde o sentido dizermos que o sistema web garante melhor aproveitamento de tempo e espaço. Mas algumas informações básicas, se mantidas, podem auxiliar e otimizar as buscas, além de garantir suporte para correção de erros que podem ser encontrados.

Os códigos de programação também devem ser documentados, afinal, caso seja necessário um reparo, será necessário conhecer a programação original do sistema para que dados importantes não sejam corrompidos.

Muitas pessoas acreditam que, ao optar pela utilização de ferramentas de armazenagem de dados e emissão de relatórios online, podem abolir de vez o uso de papéis de sua vida profissional. Mas não é bem assim que funciona. É fato que necessitamos reduzir os impressos também pela questão da preservação do meio-ambiente, mas há casos em que o uso do impresso torna-se indispensável para possibilitar o acesso a dados importantes.

Um sistema de gestão empresarial deve ser capaz de ler também documentos escritos em linguagem html e executar comandos a partir desta leitura. Isso porque os dados da empresa não podem ficar sujeitos às vulnerabilidades da rede, devem contar com mecanismos de proteção para que sejam acessados somente por pessoas autorizadas a utilizá-los.

Se as bases de dados forem criptografadas em arquivos nesse modelo, é possível contar com maior segurança, para garantir que dados confidenciais da organização não caiam em mãos erradas. Isso porque todos nós sabemos que existem muitos hackers e programas espiões que são criados apenas com o intuito de roubar dados.

É necessário criar um sistema web, acionado através de senhas de usuário para ler os dados baseados em documentos escritos em html. São nesses documentos que ficarão contidas todas as informações relevantes e relatórios lançados no sistema. Trata-se de um importante acervo a ser preservado, pois nunca se sabe quando o conteúdo será necessário.

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Rodrigo Ferré

*Formado em Comunicação Social - Publicidade e Propaganda pela Unilago. + Certificado em Marketing Digital pela RD Station, Certificado em Google AdWords Sales Representative + Sales certification (Certificação Google Adwords) + Certificado em CRM pela Moskit CRM + Vendedor de Alta Performance pela Insight Company + Certificado de participação do RD Summit 2015 e 2016. Atua a mais de 10 anos proporcionando vendas para clientes com estratégias de marketing digital.